lundi 19 septembre 2011

Problèmes de productivité causés par notre gestion de temps

Avant de me coucher le soir, je prépare mes alarmes pour le réveil. Une alarme, ce n'est pas suffisant, il en faut deux, avec des « snooze »: Une sur le Iphone et une sur le gros cadran "heavy duty". Depuis quelques années, UN n'est jamais assez: deux alarmes, deux autos, deux ordinateurs....

Comme je travaille en référencement (c’est quoi du référencement ???), je suis habitué au concept de multitâches. Je me souviens d'avoir demandé à un expert il y a 20 ans (déjà !!!) les avantages de Windows en comparaison avec le DOS. Comme plus d'un programme peut fonctionner à la fois, il est possible de prendre des données d'un logiciel et les transférer dans un autre sans avoir à fermer aucun logiciel.

Si vous vous souvenez du DOS, vous vous souviendrez probablement que le travail se faisait uniquement sur un logiciel à la fois. Il aurait été impossible de lire vos courriels et ouvrir un document Word ou PDF que vous auriez reçu. Au niveau informatique, le multitâches est pratique et peut être même indispensable.

Cependant, là ou il faut faire attention, c'est dans l'extension que nous avons donnés au multitâches dans nos vies. Avant l'arrivé de l'informatique dans les maisons de tous et chacun, le multitâche n'existait presque pas dans nos vies quotidiennes. 


Exemples d'activités multitâches en 1990:

* Lire le journal et prendre son café.
* Manger en écoutant la télé
* Prendre le métro et lire le journal
* Conduire et écouter de la musique
* Écouter la télé et tricoter...

Vous avez compris le principe…
Aujourd’hui, nos activités sont semblables, il faut juste ajouter les éléments suivants :

Prendre le métro, parler, texter, prendre des photos, filmer, recevoir des appels, envoyer son status sur facebook, taguer des amis sur facebook, vérifier ses emails…

Et qu’en est il pour un professionnel du net comme moi ? Évidemment, je suis un peu plus à niveau en matière de communications…
Je texte, consulte les nouvelles avec une application qui me permet de lire plusieurs fils de presses en même temps, je consulte la bourse, mes emails, je parle, texte et met mon status à jour autant sur twitter que sur facebook.
Donc, une journée de travail typique sera interrompu par le télephone, les textos, les emails, des alertes que j’aurais programmé pour m’avertir si mes actions à la bourse montent ou baissent ou si mes enchères sur Ebay sont suffisantes, etc..
De plus, comme je suis habitué à voir mon ordinateur travailler sur plusieurs choses à la fois, je serais tenté de lire mes courriels, consulter le web, utiliser mon traitement de texte, éditer d’autres types de fichiers, recevoir des appels téléphoniques ainsi que de nombreuses tâches tout en faisant ce que je suis censé faire comme travail.
Mon travail quotidien sera continuellement interrompu par une multitude de détails sur lesquels je n’ai pas de contrôle direct et je devrais m’habituer à performer dans des conditions « extrêmes » pour tout individu normal. Selon une étude, on calcule que le temps moyen nécessaire à récupérer d’une interruption sera de 0 à 5 minutes dans 47% des cas, de 5 à 15 minutes dans 39% des cas et de 15 à 30 minutes dans 4% des cas. Une étude de Gallup faite en 2006 mentionne que la moyenne de temps passé dans un bureau sans se faire déranger est de 3 minutes 5 secondes. On à étudié le quotidien de 36 gérants afin de voir comment leur temps était utilisé.
Et même si on fait plusieurs tâches en même temps, ca ne veut pas dire qu’on est plus productif. Lorsque mon compte de courriel me disait qu’il me restait 17012 messages, j’ai du me rendre à l’évidence : ma gestion de temps était inefficace. Le multitâche ne fonctionne pas pour les gens, c’est un système fait pour les machines. J’ai donc décidé de vérifier sur internet si d’autres personnes avaient les mêmes sentiments que moi et sentaient que leur gestion de temps était inefficace.
J’ai consulté des forums, écouté des spécialistes du temps, j’ai trouvé pleins de conseils pratiques mais je n’ai pas adopté une technique particulière tel que le GTD (Getting things done) et les autres méthodes que plusieurs professionnels utilisent maintenant. Personnellement, je trouve le GTD un peu trop rigide pour moi, mais il y a quand même de nombreux conseils utiles en matière de gestion de fichiers informatiques par exemple.

Certains trucs que j’ai trouvés sont bien originaux :

-          Chronométrez-vous par tranches de 30 minutes. Planifier ce que sera votre travail pour les 30 prochaines minutes et ne faites rien d’autre. Évidemment les autres pourront vous déranger mais ne faites rien vous-même pour déranger votre plan.
-          Avisez vos collègues de travail que vous aurez besoin de une heure pour travailler sans être dérangé. Choisissez une heure qui est moins occupé afin que ce soit plus facile à mettre en pratique.
-          Planifiez votre journée par écrit. Tentez le plus possible de faire ce que vous avez planifié.
Évidemment chacun fera sa propre gestion de temps et aura ses propres résultats. Il faut cependant garder en tête que les interruptions peuvent être néfastes pour votre efficacité.

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